表彰状・賞状の書き方と文章作成で抑えるべきポイント

表彰状や賞状を作成する際、適切な書き方や文章作成のポイントを抑えることで、受賞者に対する感謝や尊敬の気持ちをより深く伝えることができます。表彰状や賞状は、個人や団体が特定の業績や功績を称えるために贈られる公式な文章のため、正確な作成方法を理解し、適切に書くことが重要です。

表彰状の作成においていちばん多くお客様からいただくのは、「句読点をつけたほうが良いのか、つけない方が良いのか」という質問です。この記事を読んで疑問を解決することで、安心して表彰状を作成いただけることでしょう。また、表彰状を作成する上で抑えるべきポイントはその他にもいくつかあります。表彰状の書き方の基本的な決まり事について説明していきますので、初めて賞状を作成される方はぜひ、参考にしてみてください。

表彰状の基本

表彰状とは？

表彰状とは、成果や功績を認めて公に称えるために授与される公式な文書です。一般的に組織や団体が特定の分野で優れた成果をあげた際に、その功績・実績をたたえるために贈られるものです。
また、個人や団体の努力や成果を正式に認めて記録として残すことで、表彰状を受け取った人々にさらなる努力とモチベーションの機会を提供する役割も果たしています。

表彰状と賞状の相違点

「表彰状」と「賞状」は同じものだと思っている方が多いのではないでしょうか。もちろん、広い意味での「賞状」には表彰状や感謝状も含まれますが、実は「表彰状」と「賞状」には大きな違いがあるのです。

「表彰状」とは、達成や功績を称えるために授与されます。成果をあげた人や団体をほめたたえ、それを広く世に知らせるためのものです。表彰状は大勢の前で授与する書状のことをいいます。「彰」という文字には「りっぱな文様が外に現れる。表す。あきらかにする。」という意味があり、その成果を周りにも知らせることを表しています。

「賞状」とは、成果をあげた人や団体をほめたたえる言葉を書き記した書状のことをいいます。特定の賞やコンテストの結果として与えられるもので、スポーツ競技、コンクールやコンテスト、文化活動、営業成績などにおいて優秀な成績を上げた個人や団体を讃えるために授与される書状です。

例えば、会社での永年勤続などでの貢献に対して与えられる表彰状は「個人への敬意」を示すものですが、音楽コンクールで金賞を受賞した団体に授与される賞状はその「成果」を強調する内容になります。つまり、表彰状は個人の努力や貢献に対する「感謝や敬意」に焦点を当てるもので、賞状は「結果や成果」に焦点を当てるもの、という違いがあります。目的や授与の意味合いを理解して、表彰状と賞状を使い分けるとよいでしょう。

賞状の種類

賞状にはさまざまな種類がありますが、表題として分けると主に下記のような種類があります。ちなみに、「賞状」というのは全ての書状の総称です。

・賞状

スポーツ競技、コンクール、文化活動、営業成績などにおいて、優秀な成績を讃えて主催者が団体や個人に授与する書状。「優勝」や「第〇位」などの順位が記載される。

・表彰状

善行・功労・成果などを公に明らかにし、秀でた成績を収めた者や功労者に対して贈られる書状。他の模範となるような行いを讃える場合に授与される。

・感謝状

民間人や部外者などの職務に関わらない任意の協力や善意、大きな功績や功労があった個人や団体に感謝の意を表して贈る書状。表彰状よりも丁寧な文面であることが多い。

・証書（修了証書、認定証書、卒業証書など）

権利・義務・事実等を証明する書類・文書

表彰状・賞状の書き方のポイント

賞状は、文体を毛筆などで和文書体にする場合は縦書きに、欧文書体（洋書体）にする場合は横書きにするのが一般的ですが、それぞれがその逆であっても特に問題はありません。下記で紹介する作成上のルールをしっかり守ることがとても重要です。

1.表題決定

主な表題としては、「賞状」「表彰状」「感謝状」「卒業証書」「認定証書」などがあります。目的によって表題を決定しましょう。

表題は、縦書きなら一番右の行に、横書きなら一番上の行に書き入れます。書き始めは中央よりもやや上目の位置に、いちばん大きな文字で書きましょう。文字の大きさの目安は、主文の1.5倍～2倍程度です。
※横書きの場合は左右対象になるよう中央に表題を記入しますが、上下の空間スペースで差をつける必要があります。表題上部の空白分が狭く・贈呈者名下部の空白部分が広くなります。

2.受賞者名を記載

受賞者名は、縦書きの場合は表題の左横に、横履きの場合は表題の下に、表題よりも小さく・贈呈者名と主文よりも大きく書きます。書き出しは受賞者に敬意を表して、贈呈者名よりも少し高い位置（横書きの場合は贈呈者名よりも少し左側の位置）から記入します。
また、受賞者名の右上（縦書きの場合）に社名や学年・順位や記録などを入れたり、左下に生年月日を小さく入れる場合もあります。

3.受賞者の敬称

受賞者名には、個人や団体を問わず敬称の「殿」や「様」を記載するのが一般的です。卒業証書・認定証・免許証など、組織の中の上位の者が贈る場合は敬称を付けない場合もあります。
「殿」は目上の方から目下の方に向けて贈られる際に使用し、「様」は目上の方を含め万能に使用が可能です。
【記載例】

「永年勤続表彰」「皆勤賞」「功績表彰」：会社から社員へ贈るため、「殿」が多く使用されます
「取引先へ協力機関への表彰」：「殿」もしくは「様」が使用されますが、「様」が主流です
「スポーツ関係の表彰」「認定証」：協会や団体・スポンサーから個人へ贈るため、「殿」が多く使用されます。

4.主文の作成

下記の書き方に注意して、簡潔な文面になるようにしましょう。主文の文字の大きさは、受者名や贈者名よりも小さく、贈呈日よりも大きく書きます。

（1）句読点は用いない

句読点とは「、」や「。」のことです。普段目にするほとんどの文章には句読点が使われていますが、表彰状に記載する文章には句読点はつけないことが一般的です。
その理由は主に２つあります。

■歴史的理由
明治時代以前は文章に句読点をつける文化はなく、文脈が理解しにくい部分は一文字分空白を入れたり、改行したりするなどの方法で書かれていました。その後、明治時代に入り欧米の文化が次々と取り入れられ、「，」（カンマ）や「．」（ピリオド）が導入され、日本でも句読点が使われるようになりました。
しかし、句読点をつけると「句読点をつけないと読めないだろう」という意味にも捉えられるため、句読点をつけることは失礼にあたるとされました。そのため表彰状や感謝状などの正式な文章には従来通り句読点はつけないことが一般的とされています。

■縁起担ぎ
句読点は、文章を区切ったり終わらせたりするという使い方から、「切る」や「終わる」をイメージさせ縁起が良くないとされています。
この考えから、祝いごとや正式な表彰状などの文章には縁起を担いで句読点をつけないほうが良いとされています。

（2）文頭は1字下げしない

文頭は1字下げせずに、頭を同じ高さに揃えます。書き出し、改行時でも文字は字下げしません。字下げすることで視覚的なバランスが崩れてしまうことや、文章の区切りや文末を相手に指示する意味合いになってしまい失礼にあたる（見下す感じになる）という理由で、一般的には受贈者に敬意を持って手渡す賞状には字下げをしないこととされています。

（3）改行は1回まで

文面に区切りがある場合も基本的には改行を行わず、「よって」「ここに」などの結文に移る場合のみ改行し、改行は１回までとされています。
その理由は、句読点をつけない理由と同じように相手に失礼がないようにとの考えからです。
また、単語内での改行や、「が・の・に・を」等の助詞が文頭にこないように文字数を調整しましょう。

（4）文末の表現は表題と揃える

表題と文末の表現は一致させるようにします。書き出しの表題（賞状、表彰状、感謝状など）にあわせて、文の終わりをふさわしい表現にする必要があります。
【記載例】
「賞状」の場合：文末は「賞します」、「賞する」
「表彰状」の場合：文末は「表彰します」、「表彰する」
「感謝状」の場合：文末は「感謝の意を表します」、「感謝の意を表する」

5.贈呈日を記載

日付は、大会や行事・式典の行われる年月日を書き入れることが原則です。年号は元号（平成、令和など）を用いて、年月日の数字は漢数字で記載します（例：令和三十年、令和五十五年）。

文字の大きさは主文よりも小さく（一番小さい文字で）、主文よりも1文字下げたあたりから記入しましょう。

6.贈呈者名を記載

贈呈する団体名や代表者名（肩書きもつける）を記載します。贈呈者名は受賞者名よりも小さく記載しましょう（主文よりもやや大きめに）。

会社名や組織名は贈呈者名よりもやや小さめに（縦書きの場合は贈呈者名の右上に記載）、「代表取締役」などの肩書きは、贈呈者名の真上に贈呈者名よりも小さく書きます。

7.社印や代表者印を押印

贈呈者名の下に押印します(カジュアルな賞状の場合は省略する場合もある)。印鑑が大きい場合は、贈呈者名と重なっても大丈夫ですが、賞状の枠の模様に重ならないよう注意しましょう。
一般的に押印する印鑑は、社印・組織印（角印）や代表者印・社長印（丸印）です。押印することで、賞状（証書）の贈呈者である本人が間違いなく発行した証になります。

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【表彰状の具体的な文例集（例文）】

コピペで使える表彰文例集〈感謝状・退職・認定証・加盟証〉

コピペで使える表彰文例集〈社内表彰・永年勤続表彰・皆勤賞・功労・業績〉

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